Статья: Вредные советы по выбору офиса. Дарья Морозова
Дата: 2020-06-29

Все, кто когда-либо выбирал помещение под новый офис, знают, какое это нелёгкое дело. Важными критериями отбора выступают самые разные требования, например, требования по локации и инфраструктуре вокруг.

Но многие интернет-ресурсы с радостью сообщают, что самый важный критерий в выборе помещения – это площадь в цифрах. И математика здесь простая: необходимо умножить количество сотрудников на 10 кв.м., т.е. на некий средний показатель нормы площади на 1 сотрудника. Получившаяся цифра означает необходимую площадь для нового офиса и достаточную для размещения такого количества сотрудников.

Итак, вредный совет по выбору офиса:

Планируйте на сотрудника 10 квадратных метров.

А что? По нормам вообще 4,5-6 квадратов прописано. А тут вон какое богатство: целых 10!

Что вам даст этот совет?

Очень много полезных навыков:

  • «впихивания невпихуемого» в уже арендуемом помещении;
  • на стадии проектирования научитесь вводить новую моду в компании на слишком компактные туалеты для проведения ежедневных квестов: подперев головой дверь кабинки и уткнувшись лицом в раковину, сделать необходимые деликатные дела;
  • и, несомненно, прокачаете навык ораторского искусства, доказывая руководству целесообразность увеличения бюджета на перепроектирование аж процентов на 30%.


Как офисная жизнь расцветёт юмором и приключениями! Это же смешно ! (если бы не соответствовало грустной действительности)

Согласно статистике, почти треть компаний изначально арендуют помещения меньше, чем им по факту требуется, что приводит к дополнительной аренде, или отказу от важных зон внутри офиса.

Возможно ли выбрать действительно идеальное помещение под нужды бизнеса без затрат на перепроектирование?

Да, если подходить к этому вопросу комплексно.

При первичном осмотре помещения необходимо обратить внимание на:

1) наличие колонн, балок, строительных ниш и очевидных выступов. Данные конструктивные особенности в итоге съедают приличную часть прилегающего пространства.

При зонировании необходимо аккуратно и логично встраивать подобные конструкции в дизайн офиса, где возможно - замаскировать/спрятать, а где-то, наоборот, интересно обыграть и сделать главным «героем» этого места.

Ещё один не очевидный риск: конструкции, мешающие возведению перегородок, увеличивают «коридорный» коэффициент.

Кейс №1: перед рабочей группой проекта стояла задача сделать определённое количество кабинетов в помещении с множеством колон.

Практически каждую колону пришлось «зашивать». В итоге реализовали на два кабинета меньше по объективным причинам: нельзя подвинуть колоны, да и кабинет с колонной по середине также не сделать. В итоге мы были вынуждены «подстроиться» под «шаг» колон и между ними организовывать кабинеты.

Более того в стенах образовались большие пустоты, которые никак не хотелось терять. Архитекторы предложили сделать ниши под библиотеку или узкий встраиваемый диванчик. Такое решение заметно улучшило восприятие офисного пространства, но потеря двух кабинетов сказалась на дополнительных расходах на перепроектирование офиса

2) наличие деформационного шва и перепады уровней пола. Это особенность влияет на возможность ровно положить фальшпол, а также укажет на создание в будущем пандусов.

3) наличие нужных вам мощностей инженерных систем, места расположения стояков, состав оборудования и общее текущее состояние. Пожалуй, это самый важный пункт.

 Всегда перед подписанием договора аренды запрашивайте выделенные технические мощности.

Помните: если в красивом и дорогом офисе нечем дышать и температура за 30 градусов жары, в таком офисе никто не сможет работать.

Кейс №2: при первичном осмотре помещения архитекторы обратили внимание на странные и нелогично расположенные коммуникации. При обсуждении этого момента с Арендодателем, выявили факт наличия труб соседнего арендатора в данном помещении. В результате переговоров легко пришли к компромиссному решению: более сниженная ставка аренды позволила провести ремонтные работы по устранению данных труб с территории помещения. Если данную проблему обнаружили бы после подписания договора, возможно, и не удалось бы снизить арендную ставку.

Вообще, инженерные системы -  это своеобразный «кот в мешке». В особенности там, где они якобы полностью готовы или после предыдущего арендатора находятся в рабочем состоянии. Арендодатель не всегда может предоставить полный пакет документов на уже сконструированные инженерные системы, может банально лукавить, что данные системы соответствуют запрашиваемым техническим условиям.

Обязательно запрашивайте паспорт здания, фиксируйте в договоре выделяемые мощности по электропитанию, по воздуху, по холоду, по теплу и так далее, запрашивайте проектную документацию на инженерные системы. Если таких документов нет – это не повод для отказа от хорошего помещения. Вы можете договориться с Арендодателем об обследовании помещения и предоставлении вам восстановленных проектов. Арендодатель, видя серьёзные намерения по аренде, обычно легко соглашаются на дополнительные хлопоты. Отказ послужит серьёзным предупреждением, что вас пытаются обмануть, или вы планируете въезд на территорию жёсткого Арендодателя, что может стать в дальнейшем проблемой.

Но не только от Арендодателя стоит ждать сюрпризов. Иногда перепроектирование случается, потому что руководство компании придумали что-то новое или изменили планировки!

Кейс №3: при подписании договора аренды были достигнуты договорённости на организацию OpenSpace в арендуемом помещении. Согласно такой открытой планировке никаких нарушений по расположению АПС датчиков не выявили, всё соответствовало нормам и правилам. Однако в ходе проектирования руководство приняло решение переделать часть помещения в серию переговорных комнат. И это прямым образом сказалось на переделке инженерных систем, в том числе и АПС датчиков, но уже за счёт Арендатора.

Так что сделать, чтобы не навредить своему офису и выбрать такое помещение, которое не побалует вас перепроектировками?

  1. Для полной уверенности можно заручится поддержкой профессионалов и заказать такие услуги, как тест-фиты по архитектуре и инженерии, а также архитектурные обмеры помещения.
  2. Провести дополнительную экспертизу и заказать профессиональное заключение о соответствии данного помещения всем требуемым техническим параметрам.
  3. Заранее согласовать все планировочные решения с руководством компании, предложив несколько вариантов на выбор.
  4. Заложить в смету 15% на непредвиденные расходы.

 И если на все пункты вы получаете «да», с чистым сердцем можете подписывать договор аренды. 


Обратно к списку