Статья: Чек-лист как эффективный инструмент операционной работы АХО
Дата: 2019-08-27

Контрольный список (перечень, таблица, карта; англ. checklist) — список факторов, свойств, параметров, аспектов, компонентов, критериев или задач, структурированных особым образом с целью достижения поставленных задач.

Смысл чек-листа — не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и стресса. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу. Не забыть важное, вспомнить про мелочи.

У всех чек-листов есть общие характеристики:

  • Чек-листы минимизируют риски упущения важной информации, снижают вероятность совершения ошибок «от незнания».
  • Чек-листы упрощают подачу информации, это повышает надежность получаемых на выходе заключений.
  • Чек-листы снижают эффект ореола, то есть тенденцию повышенного влияния одного крайне ценного фактора на проводимую оценку. Полностью устранить данный эффект получается довольно редко, однако таблицы, предоставляя возможность делить весь объем информации на составные части и проводить оценку частей, играют большую роль в снижении его влияния.
  • Чек-листы снижают эффект Роршаха (тенденцию оценщика видеть то, что он хочет видеть). Это также достигается путём разделения имеющейся информации на составные части.
  • В некоторых случая чек-листы объединяют в себе огромный объем специфической информации о предмете оценки, структурированные так, чтобы достигались поставленные цели.
  • Чек-лист составить гораздо проще, чем вывести теорию, хотя и таблицы, и теории могут служить достижению одной и той же цели.
  • Чек-листы повышают обоснованность, надежность, правдоподобность оценки, а также увеличивают объем знаний о предмете оценки.

Чек-листы пришли к нам из авиации и хирургических операционных. Там цена ошибки —человеческие жизни и здоровье.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее, пилоты всё сверяют со специальными чек-листами. При этом один проверяет, а второй — проверяет, как проверяет первый.

То же самое происходит в хирургических операционных, где есть чек-лист, регламентирующий действия до операции и после неё.

Чек-листы используются при строительстве, в медицине, в прочих областях, где ошибки недопустимы.

Не смотря на то, что у чек-листов есть общие характеристики, различают несколько типов чек-листов. В операционной работе АХО может пригодиться любой:

1. Подробный список/перечень (англ. laundry list).

Используется исключительно в качестве мнемонического устройства и нацелен на упрощение понимания и восприятия информации. Он состоит из набора категорий, которые могут находиться в любой последовательности без особого ущерба точности содержащихся в нем данных.

Большую роль играет содержимое самих категорий, от которого зависит правдивость получаемых оценок. Повышенное внимание к группировке данных по категориям при составлении подробного перечня позволяет избежать множества ошибок.

Примером служит сравнение с сортировкой белья разных цветов при стирке и альтернативный перевод с английского языка названия laundry list как списка белья, отданного в стирку.

2. Высокопоследовательный чек-лист (англ. strongly sequential checklist).

В данной таблице последовательность размещения данных оказывает непосредственное влияние на получаемый результат, вследствие чего ключевым этапом работы над созданием данной таблицы является именно корректное размещение имеющейся информации.

В качестве примера можно привести предполетную контрольную таблицу, которая используется персоналом многих авиакомпаний для того, чтобы, например, определить возможность дальнейшей эксплуатации конкретного самолета. В ней важна строгая последовательность характеристик с целью получения адекватной оценки машины.

3. Низкопоследовательный чек-лист (англ. weakly sequential checklist).

Для данного типа чек-листов последовательность размещения данных играет скорее некую психологическую роль, нежели логическую.

4. Повторяющийся чек-лист (англ. iterative checklist).

Главной особенностью данного типа чек-листов является множественность переходов. То есть в процессе составления повторяющейся таблицы специально создается возможность рассматривать некоторые данные вне представленной очередности и возвращаться неограниченное число раз к вышестоящим категориям, постепенно опускаясь вниз по списку.

Часть информации расположена по порядку.

Повторяющаяся контрольная таблица является одновременно и последовательной и непоследовательной.

5. Диагностическая контрольная таблица (англ. diagnostic checklist).

Данный тип чек-листов основан на разнообразных блок-схемах и широко применяется систематиками и механиками. Результатом  использования является заключения описательного или оценочного вида.

В качестве примера можно привести таблицу по устранению неисправностей, результатом которой всегда является оценочный вывод, отражающий найденные неисправности.

6. Чек-лист оценки качества (англ. criteria of merit checklist).

Такого рода чек-листы используются тогда, когда, например, необходимо провести оценку компетенции учителей, оценку проведения оценки компетенции учителей; оценку тех, кто проводит оценку компетенции учителей и т. д.

Примеров сфер, где может быть использована контрольная таблица оценки качества, — бесчисленное множество. В основу таких таблиц положена система очков: количество набранных баллов зависит от степени важности, а их сумма влияет на общую ценность.

Главной проблемой является то, что для получения правдивого результата необходимо в полной мере учитывать все компоненты оценки, и избегать их дублирования, а достижение этой цели не всегда представляется возможным.

Как появился чек-лист? История рождения этого инструмента написана сотнями человеческих жизней. И это не шутка. К нам чек-лист пришёл из сфер деятельности, где ценой ошибки является здоровье и жизни людей.

Чек-лист – это зарекомендовавший себя инструмент операционной деятельности, в том числе в АХО. С помощью чек-листа:

  • Происходит структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
  • Повышается скорость обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек-лист для самостоятельной работы.
  • Обеспечивается стандартизации процессов АХО в разных локациях, быстрая взаимозаменяемость сотрудников, лёгкое масштабирование процессов.
  • Повышается результативность  рабочего времени — сотрудники значительно меньше времени тратят на переделывание задач. Происходит уменьшение числа ошибок. Чек-листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.

Как составить свой чек-лист?

Вот несколько секретов:

Секрет 1.

Профессионалы рекомендуют в использовать формулировки в утвердительной форме, в прошедшем времени. Пример: контакты поставщика найдены, звонок сделан. Есть мнение, что такая форма задания у исполнителя рождает большую ответственность. Стоит попробовать писать в разных вариантах и решить, какой удобен более всего именно вам.

Секрет 2.

Большой чек лист – не эффективен. Сделайте его на 20 пунктов и не более! Если дел на самом деле больше, то разделите дело на «под-дела», их на пункты, и уже их на подпункты. На одной странице на один день должно быть не более 20 небольших задач. И выполнять будет легче, и проверять и анализировать тоже.

Секрет 3.

Задачи, которые вы выполняете как само собой разумеющееся, включать в чек-лист не нужно! К примеру, задание – составить опросник для сотрудников. Вы же не пишете в самом начале – возьмите ручку, листок бумаги… и прочее. В чек-лист надо включить только пункты, имеющие непосредственное отношение к делу, то есть то, что вы реально можете забыть.

Секрет 4.

В чек-листе обязательно выделяйте самое главное, то есть основную задачу, трудновыполнимый пункт, пункт, который говорит об итоге работы. Сами определите, что конкретно вам надо выделить цветом или жирным шрифтом, но выделения необходимы, чтобы знать ключевые и самые важные моменты дела. Но не увлекайтесь процессом, много выделенных пунктов только дезориентируют, и не заострят внимание на нужных моментах.

Секрет 5.

Подготовка к чему-либо важному никогда не проходит гладко, часто вносятся изменения в ход дела. Поэтому чек-лист должен редактироваться. Вначале делайте поправки ручкой или карандашом. Если в итоге правок накапливается очень много, просто перепечатывайте чек-лист.

Секрет 6.

Корректируйте чек-лист, если обнаружится, что пункты стоят не по местам, или что задачи не до конца разделены на мелкие задания, или если какие-то задачи упущены.

Секрет 7.

Доступ к чек-листам должен быть и у руководителя, и у исполнителя. Зачастую требуется, чтобы и некоторые другие сотрудники могли посмотреть стадии выполнения дел по чек -листу.

Вывод:

Чек-лист помогает убедиться в том, что вы не забываете базовую и простую информацию. 

Он создаёт эдакую «когнитивную сеть», которая защищает нас от собственных недостатков — границ памяти и внимания. Чек-лист гарантирует, что вы не забыли о прописных истинах в тот момент, когда подступают усталость или лень.

Чек-лист освобождает ваш ум, даёт ему возможность работать над действительно сложными заданиями. После того как вы перестали переживать о простых и банальных вещах, вы получаете шанс сконцентрироваться на непростом выборе. Особенно хорошо это работает в тех случаях, когда постоянно возникают непредвиденные или незапланированные ситуации и держать себя в руках довольно сложно.

Чек-лист помогает быть дисциплинированным. Это важно, если дело касается рутинных задач. Когда мы привыкаем делать что-то изо дня в день, то легко теряем энтузиазм и внимание, допускаем ошибки и просчёты. Если вам слишком комфортно на рабочем месте, вы расслабляетесь,  и ваше внимание рассеивается, чек-лист поможет оставаться бдительным каждую минуту.

Чек-лист экономит время. Вам больше не нужно обдумывать каждый свой шаг: вы уже описали всё на листе бумаги. Если решение нужно принимать прямо сейчас, время является самым ценным ресурсом. А чек-лист поможет выиграть заветные секунды.

Чек-лист – это эффективный инструмент, способный обеспечить бесперебойность жизнедеятельности офиса, и снизить количество ошибок,  повысить качество своей работы, сделать операционную работу АХО более результативной.


Обратно к списку